Tout savoir sur les congés payés
Vous vous demandez souvent : comment les congés payés sont-ils acquis ? comment doivent-ils être décomptés pour les temps partiels ? Comment connaitre le solde des congés non pris ? Sont-ils perdus s’ils ne sont pas posés à l’issue de la période ?
Le sujet soulève souvent de nombreuses questions, tant par les employeurs que par les salariés.
Nous vous rappelons que le congé payé est un droit pour tout salarié.
Que le salarié travaille à temps plein ou à temps partiel, quel que soit son contrat (CDI, CDD, intérim) et son ancienneté, il a droit chaque année à des congés payés. Il acquiert 2,5 jours ouvrables par mois de travail effectif chez le même employeur. Cela correspond à 30 jours ouvrables (5 semaines) pour une année complète de travail.
Bien que l’organisation des congés payés relève du pouvoir de direction de l’employeur, c’est à lui que revient l’obligation de prendre toutes les mesures afin d’assurer au salarié la possibilité de prendre ses congés payés.
Nous vous expliquons tout dans cet article.
1. Durée du congé
Le salarié a droit à un congé de 2,5 jours ouvrables par mois de travail effectif chez le même employeur.
NB: L’employeur peut décider de calculer les jours de congés en jours ouvrés. Une convention collective peut également le prévoir expressément (exemple : Bureaux d’études techniques).
Lorsque le nombre de jours de congés acquis n’est pas entier, la durée du congé est portée au nombre immédiatement supérieur (par exemple, 26,5 jours de congés sont arrondis à 27 jours). Il s’agit d’une disposition d’ordre public.
Un salarié nouvellement embauché peut également bénéficier de jours de congés, avec l’accord de son employeur.
La durée des droits à congés payés dépend du temps de travail effectif totalisé par le salarié sur une période de référence fixée du 1er juin de l’année précédente au 31 mai de l’année en cours.
Des dates différentes peuvent être fixées par accord d’entreprise ou d’établissement ou, à défaut, par convention ou accord de branche.
Particularités : dans les professions où l’employeur est tenu de s’affilier à une caisse de congés payés (ex : Bâtiment), cette période de référence est fixée du 1er avril au 31 mars de l’année suivante.
Sont assimilées à un mois de travail effectif les périodes équivalentes à 4 semaines ou à 24 jours de travail, cette disposition est d’ordre public.
Certaines absences sont prises en compte pour le calcul des jours de congés :
- Les périodes de congés payés et jours de repos (RTT, COR),
- Les périodes de congés de formation (bilan de compétences, CIF, VAE etc.),
- Les congés légaux (maternité, paternité, congé pour événement familial, service national etc.),
- Les périodes de maladie professionnelle et accident du travail.
Toute autre interruption est exclue (maladie, grève, congé parental d’éducation total…). Les absences pour maladie (non professionnelle) n’ouvrent pas droit à des congés payés, sauf dispositions conventionnelles contraires.
Nb : La totalité des heures chômées au titre de l’activité partielle est prise en compte pour le calcul de l’acquisition des droits à congés payés.
La convention collective ou les usages peuvent en revanche être plus favorables pour la détermination de la durée du congé en assimilant certaines absences à des périodes de travail effectif (pour tout ou partie de la durée).
2. Jours supplémentaires et jours de fractionnement
Des congés supplémentaires légaux sont accordés à certaines catégories de salariés : salarié de moins de 21 ans, étudiants salariés, salariés ayant des enfants à charge.
Des dispositions conventionnelles ou collectives peuvent prévoir également des jours de congés payés supplémentaires.
Lorsque le congé principal (soit 4 semaines consécutives maximum) ne peut être pris dans son intégralité durant la période légale de prise de congés (du 1er mai au 31 octobre), il est alors fractionné, et ouvre droit à des jours de fractionnement.
Cependant, le salarié doit impérativement prendre un congé continu d’au moins 12 jours ouvrables (soit 2 semaines) sur la période allant du 1er mai au 31 octobre.
Le salarié a droit à des jours de repos supplémentaires dans les conditions suivantes :
- + 2 jours supplémentaires s’il prend 6 jours minimum de congés en dehors de la période allant du 1er mai au 31 octobre
- + 1 jour supplémentaire s’il prend entre 3 et 5 jours de congés en dehors de cette même période
Le fractionnement est impossible si :
- Le salarié s’y oppose (chaque salarié peut exiger de bénéficier d’un congé principal de 24 jours ouvrables)
- L’employeur le refuse (il peut imposer de partir en vacances 4 semaines consécutives au titre du congé principal).
Les jours de fractionnement attribués aux salariés en matière de congés payés peuvent être neutralisés soit par une convention ou un accord d’établissement, soit avec l’accord du salarié concerné.
Le cabinet GRH & Audit se tient à votre disposition pour vous accompagner et vous conseiller dans la rédaction d’un accord collectif ou individuel de renonciation à l’attribution des jours de fractionnement.
3. Règle de décompte des congés payés
Pour décompter le nombre de jours de congés pris par un salarié, il faut :
- prendre comme point de départ le 1er jour où le salarié aurait dû travailler s’il n’était pas parti en congé
- puis additionner les jours ouvrables suivants (ou jours ouvrés) jusqu’à la reprise du travail
Lorsqu’un salarié à temps partiel pose des jours de congés payés, il faut décompter tous les jours ouvrables inclus dans la période d’absence. Les congés payés se comptent à partir du 1er jour où le salarié aurait dû travailler jusqu’à sa reprise (et pas les seuls jours où il devait effectivement travailler).
Par exemple, lorsqu’un salarié travaille à 60% soit le mardi, le mercredi et le vendredi :
- s’il demande des journées de congé le mardi et le mercredi : 3 jours ouvrables de congés sont décomptés (le mardi, le mercredi et le jeudi, qui est un jour ouvré dans l’entreprise même si le salarié ne travaille pas ce jour dans le cadre du temps partiel)
- s’il demande une journée de congé le vendredi : 3 jours ouvrables de congés sont décomptés (le vendredi, le samedi et le lundi ; le mardi étant la journée de reprise)
- s’il demande une semaine de congés, 6 jours ouvrables de congés sont décomptés
Sont considérés comme jours ouvrables tous les jours (samedi y compris) de la semaine à l’exception :
- du jour de repos hebdomadaire légal (dimanche en principe)
- des jours reconnus fériés par la loi et habituellement non travaillés dans l’entreprise
Nb : Si le jour férié est habituellement travaillé dans l’entreprise, il doit être décompté des congés payés.
4. Organisation des départs en congé
La période de prise des congés payés doit obligatoirement comprendre la période légale du 1er mai au 31 octobre, mais elle peut être plus longue et s’étendre sur toute l’année.
Celle-ci est fixée par les conventions ou accords collectifs, à défaut par l’employeur après avis du comité social et économique (CSE).
Les salariés doivent avoir connaissance de la période des congés retenue au moins 2 mois avant le début de cette période (par note de service ou par voie d’affichage).
Par principe, le salarié ne peut pas poser plus de 24 jours ouvrables de congés consécutifs (soit 4 semaines). Il s’agit du congé principal.
Lorsque le congé ne dépasse pas douze jours ouvrables, il doit être continu. Lorsque le congé principal est d’une durée supérieure à douze jours ouvrables, il peut être fractionné avec l’accord du salarié. Cet accord n’est pas nécessaire lorsque le congé a lieu pendant la période de fermeture de l’établissement. Une des fractions est au moins égale à douze jours ouvrables continus compris entre deux jours de repos hebdomadaire (articles L3141-18 et L3141-19 Code du travail).
Les jours composants la cinquième semaine peuvent être pris en une ou plusieurs fois, pendant la période légale (du 1er mai au 31 octobre) ou en dehors.
Les congés peuvent être pris dès l’ouverture des droits. Avec l’accord de l’employeur, ils sont alors pris par anticipation de la période de prise des congés. En revanche, l’employeur ne peut pas imposer la prise de congés anticipée à un salarié embauché en cours d’année. Il est également exclu que l’employeur impose au salarié la prise de congés non encore acquis.
C’est l’employeur qui fixe les départs en congé
En tenant compte des dispositions d’ordre public, c’est l’employeur qui fixe l’ordre des départs en congé à l’intérieur de la période de prise des congés payés (à moins que cet ordre ne résulte d’un accord d’entreprise ou d’établissement ou, à défaut, une convention ou un accord de branche), après avis, le cas échéant, du comité social et économique (CSE).
L’employeur doit tenir compte de la situation de famille des salariés, de leur ancienneté dans l’entreprise, et de leur activité chez un ou plusieurs autres employeurs. Les conjoints, salariés mariés ou liés par un Pacs travaillant dans la même entreprise ont droit à un congé simultané.
Pour fixer l’ordre des départs en congés payés, l’employeur peut tenir compte des souhaits exprimés par les salariés. Une procédure de demande de congés peut être mise en place dans l’entreprise, qui permettra alors au salarié de faire sa demande, qui sera acceptée ou non par l’employeur.
Les dates et l’ordre des départs sont communiqués à chaque salarié, par tout moyen, au moins 1 mois à l’avance, et affichés dans les locaux normalement accessibles aux salariés. L’employeur ne peut ensuite, sauf en cas de circonstances exceptionnelles*, modifier l’ordre et les dates de départ moins d’un mois avant la date de départ prévue.
Des vacances peuvent-elle être imposées dans l’entreprise ?
Que ce soit en raison notamment de la fermeture de l’entreprise ou d’une baisse de son activité pendant une certaine période, il est possible pour un employeur d’imposer des congés payés à ses salariés à tout moment de l’année. Avant de fixer formellement les dates de fermeture de l’entreprise, l’employeur doit d’abord consulter le CSE (s’il existe dans l’entreprise).
Par ailleurs, les salariés doivent être informés bien à l’avance pour qu’ils puissent prendre leurs dispositions. Selon le code du travail, le délai est de deux mois. Il reste possible de modifier la date jusqu’à un mois avant le début du congé et de l’afficher dans l’entreprise.
Lorsqu’un employeur impose cette fermeture aux salariés qui n’ont pas acquis assez de jours de congés payés pour couvrir la période, il peut leur accorder des CP par anticipation (ou RTT). Si les salariés ne souhaitent pas poser ces jours, ils seront contraints de poser un congé sans solde.
Report des congés payés non pris au 31 mai ?
Le report est possible si le salarié a été dans l’impossibilité de prendre ses congés payés en raison d’une absence liée à son état de santé, d’un congé maternité ou d’adoption… A leur retour, ces salariés ont droit à leur congé payé annuel : ils ne perdent pas le bénéfice de leurs congés acquis même si l’absence s’étend au-delà de la période de prise des congés ; par ailleurs, ces congés pourront être pris au retour même si la période de prise des congés est expirée.
L’organisation des congés payés relève du pouvoir de direction de l’employeur.
Aussi, l’employeur doit prendre toutes les mesures afin d’assurer au salarié la possibilité de prendre des congés payés. En cas de litige, il devra justifier qu’il a tout mis en œuvre pour remplir cette obligation.
Les congés payés sont par principe un temps de repos dû au salarié sur une année. Il ne devrait pas, sauf exception (maladie du salarié, maternité), y avoir de congés non pris en fin de période.
La responsabilité de l’employeur dans l’organisation des congés lui impose de veiller à ce qu’ils soient effectivement pris, quitte à les imposer ou à en accorder le report. L’employeur ne peut pas remplacer la prise des congés par le versement d’une indemnité.
5. Comprendre son compteur CP sur son bulletin
Exemple au 31/03/2020.
6. Dispositions exceptionnelles pour faire face aux conséquences économiques et sociales du COVID-19
L’employeur peut-il imposer la prise de congés payés ?
Par dérogation aux dispositions du Code du travail, l’article 1er de l’ordonnance n°2020-323 du 25 mars 2020 portant mesures d’urgence pour faire face à l’épidémie de covid-19 permet un aménagement de la prise des congés payés sous réserve de la conclusion d’un accord de branche ou d’entreprise.
Cet accord détermine les conditions dans lesquelles l’employeur est autorisé, dans la limite de 6 jours ouvrables de congés payés et sous réserve de respecter un délai de prévenance qui ne peut être inférieur à un jour franc :
- à décider de la prise de jours de congés payés acquis par un salarié, y compris avant l’ouverture de la période au cours de laquelle ils ont normalement vocation à être pris
- ou à modifier unilatéralement les dates de prise de congés payés
Cet accord d’entreprise (ou, à défaut, de branche) peut autoriser l’employeur à fractionner les congés sans être tenu de recueillir l’accord du salarié et à fixer les dates des congés sans être tenu d’accorder un congé simultané à des conjoints ou des partenaires liés par un PACS travaillant dans son entreprise.
La période de congés imposée ou modifiée en application de ces dispositions exceptionnelles ne pourra s’étendre au-delà du 31 décembre 2020.
Quelques exemples de secteurs ayant déjà conclu ce genre d’accord : Assurances, Automobile, Métallurgie…
En l’absence d’accord : Congés déjà posés
Lorsque le salarié a déjà posé des congés sur une période à venir, l’employeur peut les déplacer unilatéralement sur une autre période pour couvrir tout ou partie du confinement ou de la fermeture de l’activité où est affecté le salarié, ou à l’inverse pour faire face à un accroissement d’activité survenu pendant cette période.
En principe, les dates de congés posées par le salarié et validées par l’employeur ne peuvent être modifiées que sous réserve de respecter un délai de prévenance prévu par accord ou, à défaut, d’au moins un mois avant la date de départ prévue. Si c’est bien l’employeur qui fixe l’ordre des départs, il ne peut pas, sauf circonstances exceptionnelles, les modifier sans l’accord du salarié lorsque ce délai n’est pas respecté.
Ces circonstances exceptionnelles peuvent être justifiées par la force majeure liée à l’état d’urgence ou une nécessité impérieuse de service dans des circonstances contraignantes.
