Vous venez de souscrire un contrat de prévoyance complémentaire collectif pour vos salariés avec votre assureur ? C’est parfait ! ✅
Toutefois, il se peut que cela ne soit pas suffisant. Dans bien des cas, un acte juridique doit formaliser la mise en place d’un tel contrat.
Lorsqu’il s’agit de régimes collectifs de prévoyance, le choix de l’acte juridique est assez large, l’employeur pouvant indifféremment utiliser trois modalités différentes :
- La conclusion d’un accord d’entreprise
- Un référendum
- La mise place par décision unilatérale de l’employeur (DUE)
La DUE prévoyance, c’est quoi ?
Par régime collectif de prévoyance, on entend :
- La prévoyance : incapacité, invalidité, décès
- La mutuelle : frais de santé
La mise en place d’un régime collectif de prévoyance, que ce soit dans le cadre d’une prévoyance complémentaire ou d’un régime frais de santé, nécessite un engagement formel de l’employeur auprès de ses salariés.
La DUE prévoyance est donc un des documents par lequel l’employeur formalise cet engagement. Il est le plus souvent utilisé dans les TPE/PME.
En effet, les avantages de la DUE, par rapport à l’accord d’entreprise ou au référendum, sont la simplicité et le fait qu’elle soit adaptée aux entreprises à petits effectifs.
Quand mettre en place une DUE ?
Ce document est à mettre en place si vous êtes dans un ou plusieurs des cas suivants :
- les contrats collectifs souscrits (prévoyance / santé) ne sont pas conventionnels
- la répartition du financement diffère de la convention collective
- l’assiette des cotisations plus favorables
- les prestations/garanties souscrites sont plus favorables aux salariés.
Il convient donc de bien vérifier la convention collective applicable à l’entreprise.
📝 À noter : L’employeur a la possibilité de faire cotiser les salariés sur un taux inférieur à ce qui est prévu par la convention collective sous réserve que les garanties soient à minima similaires aux prescriptions de la convention collective. Dans ce cas, les vérifications nécessaires doivent être réalisées avec l’assureur.
En résumé :
- Si votre contrat mutuelle ou votre contrat prévoyance correspond en tout point à votre convention collective : vous n’avez pas besoin de rédiger un acte juridique
- Si le contrat souscrit déroge à votre convention collective : vous devez mettre en place un acte juridique.
Que contient la DUE ?
La DUE doit contenir toutes les clauses obligatoires et aucune des clauses prohibées.
Hormis ces clauses obligatoires ou prohibées, la rédaction de la DUE est assez souple.
Ce document doit préciser notamment :
- les catégories de personnel couvertes par les garanties collectives
- la nature des prestations
- le montant des cotisations et leur répartition
- la durée de l’engagement
- les modalités de remise en cause et de dénonciation de l’engagement
🛑 Important : depuis le 1er janvier 2023, la DUE doit préciser le maintien des garanties en cas de suspension du contrat de travail et être conforme à la nouvelle définition des catégories objectives de salariés.
Comment mettre en place une DUE prévoyance ?
Dans une premier temps, le comité social et économique (CSE), s’il existe, doit être informé et consulté. Le cas échéant, cette consultation doit avoir lieu avant que la décision unilatérale ne soit prise.
📝 À noter : l’absence de consultation du CSE constitue un délit d’entrave mais ne remet pas en cause la validité de la DUE.
Une fois la DUE rédigée, elle doit être remise à chaque salarié concerné. Il est également possible de la transmettre par voie électronique. Peu importe la solution retenue, il faudra conserver un justificatif de remise de la DUE (liste d’émargement par exemple).
La DUE et les justificatifs de remise seront demandés par l’inspecteur en cas de contrôle Urssaf.
Aussi, l’employeur doit remettre la notice d’information (faite par l’assureur) à chaque salarié concerné, idéalement avant ou, au plus tard, au moment de l’adhésion au régime. Enfin, il faudra procéder à l’affiliation du salarié au régime collectif de prévoyance.
Absence de DUE : Les risques
Si vous n’avez pas mis en place de DUE et vous en avez l’obligation, vous vous exposez à un redressement en cas de contrôle Urssaf.
En effet, en cas d’absence de DUE ou de DUE non-conforme, la totalité des contributions versées par l’employeur pour le financement des garanties de prévoyance, pour l’ensemble des salariés, sera alors soumise à cotisations sociales.
🛑 Attention : En cas de modification du contrat de prévoyance et du mode de financement du régime, le même écrit doit être remis à chaque salarié concerné. A défaut, les cotisations patronales sont soumises à cotisations sociales.
Vous êtes concerné par la mise en place d’un e DUE prévoyance ?
N’hésitez pas à vous rapprocher de nos équipes. Nos collaborateurs sont à votre écoute et vous accompagnent dans vos démarches.
