Vous envisagez de licencier un de vos salariés ? Alors sachez que vous êtes tenu de le convoquer à un entretien préalable au licenciement. Toutefois, le Code du travail encadre strictement cette formalité.
GRH&Audit vous dit donc tout ce que vous devez savoir sur le sujet.
1. L’entretien préalable : définition
Le Code du travail vous impose, avant toute décision de licencier un salarié, de convoquer ce dernier à un entretien préalable.
Ainsi, cette entrevue a pour but de :
- Présenter au salarié les motifs pour lesquels le licenciement est envisagé,
- Recueillir les explications du salarié sur les faits qui lui sont reprochés.
Il s’agit donc d’un moment d’écoute réciproque. Cette entrevue est là afin d’instaurer un véritable échange entre votre salarié et vous.
L’entretien préalable constitue donc une étape essentielle dans la procédure de licenciement.
Aussi, l’entretien préalable est strictement individuel. Par conséquent, vous ne pouvez pas convoquer plusieurs salariés en même temps.
2. La convocation à l’entretien préalable
Avant de recevoir votre salarié en entretien, vous devez bien sûr le convoquer, et ce, de manière régulière.
En effet, la convocation obéit à un formalisme strict.
Premièrement, vous devez convoquer votre salarié soit par :
- Lettre recommandée avec accusé de réception,
- Courrier remis en main propre contre décharge.
Soyez vigilant quant aux dates. En effet, l’entretien préalable doit avoir lieu au plus tôt 5 jours ouvrables après :
- La première présentation de la lettre recommandée,
- Ou la remise en main propre de la convocation.
À noter : dans le cadre d’une rupture conventionnelle, même si vous n’êtes pas légalement tenu de convoquer le salarié par courrier, nous vous conseillons de reprendre ce formalisme concernant l’entretien.
Deuxièmement, le courrier de convocation doit contenir un certain nombre d’éléments, à savoir :
- Le motif de la convocation,
- La date et l’heure de l’entretien,
- Le lieu de l’entretien (généralement le siège de l’entreprise ou le lieu de travail du salarié),
- La possibilité pour le salarié de se faire assister.
Dans cette dernière mention, il vous faudra être vigilant quant à la situation de votre entreprise.
En effet, si votre entreprise est dotée d’un CSE, alors le salarié pourra se faire assister uniquement par un membre du personnel.
Dans le cas contraire, vous devrez indiquer l’adresse des services dans lesquels le salarié peut consulter la liste des représentants du salarié. Il s’agit de la mairie et de la DDETS (ex Direccte).
Attention : l’absence de convocation ou d’une des mentions obligatoires rend la procédure de licenciement irrégulière. Il en est de même en cas de non-respect des délais légaux. Cette irrégularité entraine le versement d’une indemnité équivalente à un mois de salaire.
3. Le déroulement de l’entretien
Comme évoqué précédemment, votre salarié peut se faire assister. Le cas échéant, il vous en informe.
À noter : cette information ne requiert aucun formalisme. Elle se fait par tout moyen.
Le salarié peut être accompagné d’un collègue ou d’un conseiller du salarié uniquement. Cela implique qu’il ne peut pas se faire assister par son avocat ou un membre de sa famille par exemple.
Aussi, le salarié peut ne pas se présenter à cet entretien. Le cas échéant, son absence n’aura pas d’impact sur la suite de la procédure.
Mais qu’en est-il de votre assistance ?
L’employeur peut se faire assister. Toutefois, vous ne pourrez vous faire assister que par un membre du personnel. Ainsi, votre avocat ou votre expert-comptable ne pourra pas vous assister. A défaut, la procédure sera irrégulière.
De plus, l’assistance ne doit pas porter atteinte aux intérêts du salarié. Elle ne doit pas non plus détourner l’objet de l’entretien en le faisant s’assimiler à une enquête.
L’entretien préalable constitue une phase de conciliation. Ainsi, une fois les motifs exposés, vous devez tenir compte des explications que votre salarié vous apporte.
Cet entretien est là pour vous aider à apprécier les faits. Alors pas de décision précipitée en fin d’entretien !
4. L’issue de l’entretien
A l’issue de l’entretien, vous bénéficiez d’un délai de réflexion d’au minimum 2 jours ouvrables (Art. L1232-6 du Code du travail).
Si vous notifiez le licenciement à votre salarié avant ce délai, la procédure est irrégulière.
Si un délai minimum est fixé par la loi, aucun délai maximum n’est imposé, sauf en cas de licenciement disciplinaire. Dans cette hypothèse, le Code du travail fixe le délai maximal à un mois.
En tout état de cause, à l’issue de votre délai de réflexion, vous pouvez soit :
- Maintenir votre décision de licencier votre salarié,
- Renoncer à la procédure de licenciement.
À noter : si vous maintenez votre intention de licencier, vous ne pourrez pas invoquer, dans la notification de licenciement, des faits postérieurs à l’entretien.
Vous voilà désormais au fait de la règlementation en matière d’entretien préalable au licenciement.
