Pour les besoins de leur activité professionnelle, vos salariés peuvent être amenés à engager des dépenses, qui sont des frais professionnels.
Alors, quels sont-ils ? Comment se gèrent ils ? Quelles sont les modalités de prise en charge et de remboursement ?
Toutes les réponses à vos diverses questions, dans cet article !
Les frais professionnels, c’est quoi ?
Les frais professionnels ont pour but de dédommager les dépenses engagées par le salarié dans le cadre de son activité professionnelle. Ces dépenses se caractérisent comme suit :
- Elles sont inhérentes à la fonction ou à l’emploi du salarié ;
- Le salarié supporte cette charge au titre de ses missions pour la société.
🛑 Attention : Ces frais ne constituent pas un élément rémunérant la prestation de travail. L’employeur doit obligatoirement prendre en charge les frais engagés par le salarié dans le cadre de son emploi et dans l’intérêt de son activité. Ces frais ne peuvent pas être imputés sur sa rémunération.
Les frais professionnels les plus récurrents sont les suivants :
- Les frais de repas et de restauration lors de petits déplacements ;
- Les frais de repas et d’hébergement lors de grands déplacements professionnels ;
- Les frais de transport domicile/lieu de travail ;
- Les frais liés à l’utilisation du véhicule personnel pour réaliser des déplacements professionnels ;
- Les frais de mobilité professionnelle ;
- Les frais engagés dans le cadre du télétravail ;
- Les outils issus des Nouvelles Technologies de l’Information et de la Communication (NTIC) ;
- Les dépenses d’entretien des vêtements de travail.
🛑 Attention : à ne pas confondre frais professionnels et Avantages en Nature (AN) ! En effet l’avantage en nature est un bien ou un service octroyé au salarié par l’employeur, gratuitement ou à un prix réduit. Contrairement aux frais professionnels, l’AN constitue un élément du salaire et doit donc être soumis à cotisations sociales.
Les modalités de prise en charge des frais professionnels
Prise en charge au réel
Caractéristiques de la prise en charge au réel
Dans le cas de la prise en charge au réel, l’employeur remboursera le salarié des sommes réellement engagées.
Ils sont exclus de la base de calcul des cotisations sociales si l’employeur est en mesure :
- De prouver que le salarié a été ou est contraint d’engager ces frais supplémentaires dans l’exercice de ses fonctions ;
- Et de produire les justificatifs de ces frais.
Il n’y a pas de limite d’exonération si ces frais ont été exposés dans l’intérêt de l’entreprise et ne sont pas d’un niveau exagéré.
📝 À noter : seront obligatoirement remboursés selon la méthode réelle, les frais professionnels (hors indemnités kilométriques, par souci de simplification) engagés par :
- Les gérants minoritaires ou égalitaires de SARL et de SELARL ;
- Les présidents directeurs généraux de société anonyme ;
- Les présidents et dirigeants de société par actions simplifiées.
Remboursement frais professionnels sans justificatifs
Sans justificatif des frais professionnels, l’employeur ne procèdera pas au remboursement. Les remboursements devront être faits sur présentation de justificatifs (factures, tickets…). Dans le cas où l’employeur procède tout de même au remboursement, ce dernier s’expose à un redressement en cas de contrôle URSSAF.
Prise en charge au forfait
Dans le cas de la prise en charge au forfait, le remboursement est dû sans présentation de justificatifs. L’employeur doit simplement pouvoir démontrer que l’application du forfait correspond aux situations professionnelles et ne présente pas un caractère exagéré.
Si les conventions collectives ou les contrats de travail ne viennent pas encadrer le montant forfaitaire, l’employeur devra comparer le montant du forfait prédéfini avec les limites d’exonération URSSAF revalorisées chaque année.
En effet, le salarié ne peut pas être remboursé sur une somme inférieure à ce qui a été dépensé réellement. Il est plus difficile lors d’un remboursement au forfait d’apporter la preuve des indemnités versées puisque le justificatif n’est pas obligatoire.
Ainsi, dès lors que le montant forfaitaire est inférieur aux limites d’exonérations URSSAF, les sommes versées sont exclues de l’assiette des cotisations sociales.
📝 À noter : Si le montant forfaitaire dépasse les limites d’exonération URSSAF, la partie excédant le barème sera soumise à cotisations.
Mode de versement des frais professionnels
Quel que soit le mode de prise en charge retenu par l’employeur (au réel ou au forfait), les sommes perçues par le salarié au titre des frais professionnels doivent être indiquées sur le bulletin de paie.
📝 À noter : les remboursements au réel réglés au fur et à mesure de la présentation des justificatifs des dépenses engagées par les salariés et qui figurent sur des documents comptables, pourront ne pas être indiqués sur le bulletin de paie.
Les frais professionnels non exonérés de cotisations sociales doivent figurer en haut du bulletin de salaire, sur une ligne distincte de celle visant la rémunération mensuelle.
Vous savez à présent ce qu’est un frais professionnel, ses modalités de prise en charge, de paiement et leur gestion en paie.
🛑 Attention, certains montants du remboursement forfaitaire des frais professionnels sont fixés par convention collective. Dans ce cas il est nécessaire de se référer aux clauses concernées pour en connaitre leur montant et leur gestion.
💡 Notre conseil : Quel que soit la modalité retenue, il est préférable d’encadrer la prise en charge des frais professionnels. (Par le biais d’une note de service par exemple).
N’hésitez pas à contacter notre équipe d’expert qui se tient à votre disposition pour vos questions spécifiques !
