Le montage d’un dossier de paie est nécessaire dès que vous utilisez un logiciel de paie. Mais à quoi ça sert ? Quels sont les enjeux ? Les objectifs ? Et qui se charge de réaliser cette mission ?
GRH & Audit apporte les réponses à vos questions dans cet article dédié.
Quel est l’objectif d’un montage de dossier de paie ?
Dès lors que vous employez des salariés, vous êtes dans l’obligation de leur verser un salaire via la production d’une fiche de paie. Ce versement et ce formalisme vous oblige par la suite à déclarer et à régler les cotisations sociales (URSSAF, retraite, prévoyance, frais de santé, prélèvement à la source…) par le biais de la Déclaration Sociale Nominative (DSN).
🛑 Attention : Ces formalités peuvent être réalisées uniquement grâce à un logiciel de paie tel que SILAE.
À quoi sert le montage d’un dossier de paie ?
Monter un dossier de paie consiste à créer votre société sur un logiciel de paie, en ce qui concerne l’intégralité de son volet social.
Cela va être axé sur les points suivants :
- La présentation de votre société : Dénomination, représentant légal, adresse, code APE, activité principale, la convention collective, les effectifs/ franchissement de seuil d’effectif, gestion des absences/congés payés, …
- Le détail des organismes sociaux (contrats, Décisions Unilatérales de l’Employeur, bulletins d’adhésion/dispense des salariés, …) auprès desquels la société cotise (URSSAF, retraite, prévoyance, frais de santé, retraite supplémentaire…) ainsi que le mode de versement et la périodicité de déclaration des cotisations sociales
- Le paramétrage DSN
- L’identification de vos salariés : Le nom, prénom, numéro de sécurité social, informations de naissance, adresse postale, le détail sur le poste occupé (date d’entrée dans la société, l’ancienneté, le type de contrat, nature de l’emploi, classification, rémunération, planning hebdomadaire…)
📝 À noter : Il est important de recueillir le maximum d’informations sur la société et les éléments qui la compose. En effet, une fois monté, un dossier complet vous assurera une sécurité maximale sur la qualité et la fiabilité des fiches de paie et des déclarations que vous pourrez générer.
Comment réaliser le montage d’un dossier de paie ?
Votre entreprise emploie déjà des salariés
Si votre société emploie déjà des salariés, que vous avez déjà effectué des fiches de paie et des DSN via un logiciel de paie, dans ce cas il s’agira d’un transfert/migration de dossier sur SILAE.
Dans ce cas, il sera nécessaire de récupérer l’intégralité des informations sociales qui compose votre société*, et surtout les 12 dernières DSN au format .txt. En effet, cette fonction permettra l’incrémentation sur SILAE des informations « essentielles » de votre dossier. Ainsi « la base » du dossier sera importée sur le logiciel.
*Liste non exhaustive des documents à rassembler pour assurer un montage sécurisé de votre dossier de paie :
Pour l’entreprise :
- Le KBIS et les statuts de la société
- Les contrats prévoyance et mutuelle obligatoire mis en place, et les décisions unilatérales actant la mise en place de ces contrats le cas échéant
- Les éventuels accords d’entreprise, notes de service, accord d’intéressement, PEI, PERCO
- Les 12 dernières DSN au format.txt
- Fiches de paramétrages prévoyance et mutuelle aux formats XML + PDF
- Dernier fichier CRM PAS
- Le RIB de la société pour procéder au télépaiement des cotisations
- Et éventuellement, ; tout document que vous recevrez de la part des URSSAF (notamment votre numéro d’identifiant URSSAF et votre taux Accident du Travail)
Pour les salariés :
- Les contrats de travail ainsi que les documents d’identités des salariés
- Les contrats d’apprentissage le cas échéant
- Les dispenses de mutuelle
- Provision congés payés acquise sur la période N-1 et N
- Les 12 dernières fiches de paie
Vous employez votre premier salarié
Lorsque l’on monte un dossier pour une société qui emploie son premier salarié, il s’agira d’une création totale (rubrique par rubrique) sur SILAE.
Dans ce cas, il conviendra de fournir une copie du KBIS et des statuts de la société. Ces informations permettront d’identifier l’activité principale de l’entreprise qui par répercussion déterminera la convention collective applicable, le taux accident du travail, les organismes collecteurs, et ainsi de suite…
Il sera également nécessaire de récupérer les informations sur votre salarié en cours de recrutement afin de créer sa fiche et réaliser sa Déclaration Préalable À l’Embauche (DPAE) auprès de l’URSSAF. Cette première DPAE générée avec votre SIRET va déclencher l’ouverture de votre compte employeur à l’URSSAF.
📝 À noter : L’intégralité des informations seront donc, saisies à la main.
Qui réalise le montage d’un dossier de paie ?
Un prestataire extérieur
Cette mission spécifique nécessite une bonne maitrise et une bonne connaissance du logiciel de paie SILAE ainsi qu’une maitrise parfaite de la gestion de paie.
Déléguer cette mission à un prestataire extérieur maitrisant SILAE vous assure un dossier correctement monté. Ceci est très important puisqu’un dossier bien monté et paramétré vous permet dans le temps d’éviter les contentieux et les litiges, avec les salariés ou les organismes sociaux.
En autonomie, à la suite d’une formation
En prenant contact avec GRH & Audit Académie nous pouvons vous dispenser une formation spécifique afin que vous puissiez prendre en charge la création et la gestion de votre dossier en SAAS (Software as a service). Nous saurons vous communiquer toutes les clés afin que vous soyez totalement indépendant et autonome sur cette mission.
À présent, vous avez toutes les clés en main pour comprendre le montage d’un dossier de paie sur SILAE en fonction de la société à intégrer.
