Stage en entreprise : Les obligations légales

Un stage en entreprise a pour but de permettre à une personne en cours de formation de se mettre en situation professionnelle pour acquérir des compétences en lien avec les études suivies.

De bonne volonté, les stagiaires souhaitent apporter leur aide au sein de votre entreprise, mais aussi, développer leurs compétences et leur expérience. Lorsqu’un employeur accueille un stagiaire, il doit se conformer à certaines obligations légales.

Vous trouverez dans cet article, toutes les modalités pour accueillir votre stagiaire dans les meilleures conditions.

Caractéristiques du stage

Le stage n’est pas un emploi !

Le stage doit présenter des visées pédagogiques et professionnelles afin de compléter la formation suivie, sans pour autant être regardé comme un emploi.

Différents éléments caractérisent l’existence d’un stage :

• Le stagiaire n’est pas salarié de l’entreprise d’accueil et reste sous statut scolaire ou universitaire ;
• Il conserve sa couverture sociale en qualité d’étudiant ;
• L’entreprise ne doit pas rechercher à tirer un profit direct de la présence du stagiaire.

Convention de stage : un document obligatoire

Pour accueillir un stagiaire, il convient d’avoir conclu au préalable une convention de stage, document obligatoire, signé par :

• L’établissement d’enseignement,
• L’entreprise d’accueil,
• La stagiaire (ou son représentant légal),
• L’enseignant référent,
• Le tuteur du stage.

Celle-ci doit comporter des mentions obligatoires, telles que :

• La durée du stage,
• Les compétences visées et à acquérir,
• Les activités et missions qui lui seront confiées
• Ainsi que le montant de la gratification. (Art. D. 124-4 du Code de l’éducation).

Établie sur la base d’un modèle type, les établissements d’enseignement utilisent de manière générale leur propre modèle. La convention de stage doit être rédigée par l’établissement d’enseignement et en aucun cas par l’entreprise d’accueil.

🛑 Attention : stage sans convention = travail dissimulé !

Tout stage doit être intégré à un cursus pédagogique scolaire ou universitaire.

Les stages hors cursus pédagogiques ne sont pas autorisés

Formalités et quotas

Durée du stage

Il n’y a pas de règle fixant la durée minimale du stage, celle-ci s’apprécie librement par l’établissement d’enseignement. En revanche, la durée du stage (ou des stages) effectué(s) par un même stagiaire, dans une même entreprise ne peut excéder 6 mois.

La durée du stage se décompte en fonction du temps de présence effective du stagiaire, précisant que sont considérés comme du temps effectif :

• Les jours de congés,
• Absences autorisées pour les grossesses, paternité ou adoption,
• Jours de congés et absences prévues dans la convention

Il n’est pas autorisé d’accueillir un stagiaire pour une durée supérieure à 6 mois (consécutifs ou non).

La présence effective du stagiaire est de :

• 7 heures (continues ou non) => équivalant à 1 jour
• 22 jours (continus ou non) => équivalant à 1 mois

Ainsi la durée maximale de 6 mois équivaut à 924 heures ou 132 jours.

Formalités complémentaires

L’entreprise doit nommer un tuteur chargé d’accueillir et d’accompagner le stagiaire. Le tuteur s’assure également que les objectifs pédagogiques du stage sont bien respectés.

📝 À noter : Un même tuteur ne peut pas suivre plus de trois stagiaires en même temps.

L’entreprise doit inscrire les nom et prénom des stagiaires accueillis dans l’établissement dans l’ordre d’arrivée, dans une partie spécifique du registre unique du personnel.

Il faut également indiquer :

• Les dates de début et de fin du stage
• Les nom et prénom du tuteur
• Le lieu de présence du stagiaire.

En revanche, il n’y a ni déclaration préalable à l’embauche (DPAE) à faire, ni rendez-vous à prendre pour une visite médicale. De plus, le stagiaire n’entre pas dans les effectifs de l’entreprise.

Dès lors que le stage est d’une durée supérieure à 2 mois (ou à partir de la 309^ème heure), consécutifs ou non, au cours d’une même année scolaire, il est alors obligatoire de verser une gratification. En dessous, de cette durée, le versement d’une gratification reste facultatif.

📝 À noter : L’entreprise doit communiquer des informations sur les stagiaires au CSE.

Le nombre de stagiaires

On ne peut pas prendre autant de stagiaires qu’on le souhaite ! Le nombre de stagiaires pouvant être accueillis simultanément par une même entreprise est limité.

Le nombre de stagiaires dont la convention de stage est en cours pendant une même semaine civile dans l’organisme d’accueil ne peut excéder :

• 15 % de l’effectif dans les organismes d’accueil dont l’effectif est au moins égal à 20
• 3 stagiaires pour les organismes d’accueil dont l’effectif est inférieur à 20.

Par ailleurs, il convient de respecter un délai de carence entre deux stages effectués sur un même poste de travail. En effet, l’article L124-11 du code de l’éducation précise que :

L’accueil successif de stagiaires, au titre de conventions de stage différentes, pour effectuer des stages dans un même poste n’est possible qu’à l’expiration d’un délai de carence égal au tiers de la durée du stage précédent. Cette disposition n’est pas applicable lorsque ce stage précédent a été interrompu avant son terme à l’initiative du stagiaire.

https://www.legifrance.gouv.fr/codes/article_lc/LEGIARTI000029234172#:~:text=L’accueil%20successif%20de%20stagiaires,la%20dur%C3%A9e%20du%20stage%20pr%C3%A9c%C3%A9dent.

Statut du stagiaire

Les obligations et droits du stagiaire

Même s’il n’est pas titulaire d’un contrat de travail, le stagiaire bénéficie de certaines dispositions légales et doit se soumettre, notamment, au règlement intérieur de l’entreprise d’accueil. Il doit également, comme tout salarié, respecter les horaires de travail et les règles d’hygiène et de sécurité.

Les droits du stagiaire sont identiques aux autres salariés de l’entreprise pour :

• Les temps de travail (durée, repos quotidien et hebdomadaire)
• Les titres restaurant et restaurant d’entreprise
• L’accès aux activités prévues par le CSE

Les missions du stagiaire

Les missions confiées au stagiaire doivent correspondre à ce qui est indiqué dans la convention de stage et dans le respect du projet pédagogique prévu par l’établissement d’enseignement.

🚨 Le stagiaire ne peut se voir confier des tâches dangereuses pour sa santé et sa sécurité.

Comme précisé dans l’article L. 124-7 du Code de l’éducation, un stage est une mise en situation professionnelle, il est donc interdit de faire appel à un stagiaire pour :

• Remplacer un salarié absent (maladie ou autre suspension du contrat de travail)
• Exécuter des tâches régulières qui correspondent à un poste permanent de l’entreprise
• Faire face à un accroissement temporaire de l’activité
• Occuper un emploi saisonnier

De même que le stagiaire, n’étant pas un salarié, n’a pas d’obligation de résultat ni de production.

📝 À noter : L’employeur s’expose à ce que la convention de stage soit requalifiée en contrat de travail. Pour ce type de litige, le juge prud’hommal statue dans un délai d’un mois (Art. L 1454-5 du Code du travail).

Durées du travail pour un stage

La durée hebdomadaire de présence effective doit être indiquée dans la convention de stage, précisant au besoin, les heures effectuées la nuit, le dimanche ou les jours fériés. Une durée de présence supérieure à la durée légale (par exemple 39 h par semaine) peut être prévue par la convention de stage, si cette durée conventionnelle est applicable dans l’entreprise.

La durée de travail du stagiaire suit les mêmes règles que pour les salariés, à savoir :

• Durée maximales quotidiennes et hebdomadaires
• Travail de nuit
• Repos quotidien et hebdomadaire
• Jours fériés

L’entreprise accueillante doit tenir à jour un décompte des heures de travail effectuées pour justifier des jours et temps de présence du stagiaire.

Fin du stage

Le stage prend fin à la date prévue dans la convention de stage. Le document d’évaluation complété par le tuteur devra lui être remis, ainsi qu’une attestation de stage.

Cette dernière mentionne :

• La durée effective totale du stage
• Le montant total de la gratification versée (le cas échéant).

🛑 Important : En cas d’embauche du stagiaire dans les 3 trois mois suivant la fin du stage, la durée du stage est déduite de la période d’essai :

• Déduction intégrale si le poste correspond aux activités effectuées au cours du stage,
• Déduction partielle dans le cas contraire (sans que cela n’ait pour effet de la réduire de plus de la moitié).

📝 À noter : Tout élève ou étudiant ayant achevé son stage transmet à son établissement d’enseignement un document dans lequel il évalue la qualité de l’accueil dont il a bénéficié au sein de l’entreprise.

Le stage en quelques questions-réponses